Geregelter Zugriff auf Daten und Funktionen

Die Berechtigungsstruktur des Genehmigungsmanagers regelt den Zugriff auf alle Daten und Funktionen. Somit ist sicher gestellt, dass nur befugte Personen Informationen abrufen und einstellen können.

Die Berechtigungsstruktur ermöglicht auch externen Mitarbeitern und Dienstleistern den Zugriff auf das System. Jeder System-Nutzer wird einer Gruppe zugeordnet. Den einzelnen Gruppen sind festgelegte Berechtigungen zugewiesen.

Sekretariat	Das Sekretariat hat die Berechtigung die Informationen aller Standorte und die Gesamtliste der offenen Fristen einzusehen. Des Weiteren hat das Sekretariat die Funktion Dokumente einzuscannen und in das Dokumentenmanagement Hochzuladen.
Betriebsleiter	Der Betriebsleiter kann die Daten aller Standorte einsehen, kann aber nur für seinen Standort Fristen erledigen und die Liste der offenen Fristen einsehen. Er wird automatisch benachrichtigt, wenn es fällige Fristen gibt.
Qualitätsmanagement	Die Mitarbeiter im Qualitätsmanagement haben die Berechtigung die Informationen aller Standorte einzusehen.
Ingenieur-Büro	Die Mitarbeiter des Ingenieurbüros haben die Berechtigung die Informationen aller Standorte, inkl. der Gesamtliste der offenen Fristen einzusehen und die Daten aller Standorte zu pflegen. Neue Standorte, Genehmigungen, Nebenbestimmungen und Dokumente anzulegen, Fristen für Nebenbestimmungen und Dokumente zu setzen. Er erhält automatische Benachrichtigungen, wenn ein neues Dokument eingestellt wurde.
Geschäftsleitung	Die Geschäftsleitung hat die Berechtigung die Informationen aller Standorte und die Gesamtliste der offenen Fristen einzusehen.
Administrator	Der Administrator hat alle zuvor genannten Berechtigungen und kann zusätzlich neue System-Nutzer anlegen und die Berechtigungen zuordnen. Außerdem hat er die Möglichkeit Änderungen in der Ansprechpartnerliste vorzunehmen. Der Administrator erhält automatische Benachrichtigungen, wenn Fristen nicht erledigt wurden.

* Nicht alle Gruppen müssen zwangsweise belegt werden bzw. die dem Namen der Gruppe entsprechende Zuständigkeit haben.
Gibt es z.B. kein externes Ingenieurbüro, so kann dies auch durch eine interne Stelle ersetzt werden. Die Upload-Tätigkeit des Sekretariats könnte auch vom Administrator durchgeführt werden oder von einer anderen Person die mit der Assistenz beauftragt wurde.
Das Qualitätsmanagement könnte auch durch eine andere Stelle im oder außerhalb des Unternehmens ersetzt werden, welche zumindest die Möglichkeit haben soll, die Daten einzusehen.