Alle Termine, Fristen und Dokumente auf einen Blick

Der Genehmigungsmanager als organisatorische Schaltzentrale

Ob Genehmigung im Baukataster oder wiederkehrende Prüfungen für elektrische Geräte: Mit dem Genehmigungsmanager haben Sie alle Termine, Fristen und Dokumente zentral im Blick und behalten die volle Kontrolle über sämtliche Genehmigungen sowie deren Nebenbestimmungen. Die Funktionen des Genehmigungsmanagers sind auf ein Mindestmaß beschränkt, um ressourcenschonend die maximale Performance zu liefern – benutzerfreundlich, intuitiv und optisch ansprechend.

Usermanagement & Berechtigungssystem

Geregelter Zugriff auf Daten und Funktionen

Der Genehmigungsmanager bietet ein detailliert steuerbares Usermanagement und Berechtigungssystem. Das heißt, der Zugriff auf alle Daten und Funktionen kann flexibel geregelt werden, damit nur befugte Personen die für sie freigegebenen Informationen abrufen und einstellen können. Dies ermöglicht beispielsweise auch externen Mitarbeitern und Dienstleistern beschränkten Zugriff auf den Genehmigungsmanager. Die Berechtigungen und Funktionen lassen sich nach Bedarf hierarchisch zuweisen, z. B. vom Sekretariat, das nur Leseberechtigung erhält, bis hin zum Administrator mit vollen Zugriffsrechten.

Schematische Darstellung der Berechtigungstruktur

Hierarchische Datenstruktur

Volle Zugriffskontrolle auf allen Ebenen

Die Datenstruktur im Genehmigungsmanager folgt einer hierarchischen Anordnung, um ein klares, schnelles und logisches Navigieren durch die Dokumente zu ermöglichen. Darüber hinaus können nur berechtigte Personen über ein passwortgeschütztes Login auf den Genehmigungsmanager bzw. dessen einzelne Ebenen zugreifen. Die Berechtigungsstruktur stellt sicher, dass nur die jeweils relevanten Bereiche des Systems von entsprechend autorisierten Nutzern eingesehen werden können.

Flexibles Benachrichtigungssystem

Automatische E-Mail-Benachrichtigung bei drohendem Fristablauf

Der Genehmigungsmanager verfolgt eigenständig die Fälligkeitstermine Ihrer Nebenbestimmungen und erinnert zuständige Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen an die Bearbeitung. Eine Liste offener Termine gibt jederzeit Aufschluss über den aktuellen Stand, wobei fällige Nebenbestimmungen eine E-Mail an den entsprechenden Betriebsleiter auslösen. Sollten Fristen überschritten werden, erhält der Administrator eine Warnung, um zeitnah eingreifen zu können.

Rechtskataster mit Gesetzen und Verordnungen & Unternehmensreport

Rechtsgrundlagen zu Genehmigungen direkt abrufbar

Im Genehmigungsmanager stehen alle relevanten Gesetzestexte und Verordnungen bezüglich der Genehmigungen und Nebenbestimmungen zur Verfügung. So können Bestimmungen mit dem entsprechenden Gesetz direkt verknüpft werden, zum Beispiel mit BauGB, BImSchG, DepV, KrWG, AbfG, TierNebV, WhG, LBO, RÖV, VAwS usw. Als Quelle der Rechtstexte nutzt der Genehmigungsmanager wahlweise umwelt-online.de oder die offizielle Seite des Bundesministeriums der Justiz und des Bundesamts der Justiz »Gesetze im Internet« (https://www.gesetze-im-internet.de).

Darüber hinaus kann ein Unternehmensreport generiert werden, der die Daten grafisch übersichtlich darstellt. So lassen sich für jede Betriebsstätte die gesamten Nebenbestimmungen, erledigte und offene Nebenbestimmungen sowie Datentypen und eine Monatsübersicht als Infografiken ausgeben – die ideale Möglichkeit für Meetings, Jahresversammlungen usw.

Umfangreiches Dokumentenmanagement

Ein zentraler Platz für alle Unterlagen

Alle Dokumente wie z. B. Genehmigungsbescheide, Pläne und Schriftverkehr, können über das Dokumentenmanagement einer Genehmigung bzw. über deren Nebenbestimmung zugeordnet werden. Frei definierbare Kategorien erlauben eine zusätzliche Strukturierung der Daten. Die integrierte Volltextsuche findet nicht nur die hinterlegten Informationen zu den Dokumenten, sondern Texte innerhalb der PDFs, sofern diese mit einer OCR-Software gescannt worden sind. Zuständige Mitarbeiter finden künftig also alle notwendigen Unterlagen zentral an einem Ort.

Die Funktionen des Genehmigungsmanagers

Im Überblick

Verwaltung Ihrer Betriebsstätten

Verwaltung von Nebenbestimmungen & Terminierung

Effektives E-Mail-Management

Dokumentenverwaltung

Usermanagement & Berechtigungssystem

Abfallschlüsselverzeichnis (Erweiterungsmodul)

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